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在进行整理之前先思考一下:有什么方法能让物品不要散乱各处、堆到没地方放呢?整理的诀窍就藏在其中。
没有固定的收纳空间,物品终究会散乱各处。整理要先从「归位」开始做起,想好什么东西要收到哪个地方。
「把杂乱不堪的桌面和堆积的文件整理一下比较好」,心里即使很清楚这一点,许多人却「不知道要如何整理」。那么请先想想,为什么物品会没地方放,文件会堆积如山呢?首先,我们能想到的原因就是:东西用完后就这样搁著不收。这是因为没有决定好物品要固定收在哪里,也就是没有做好分类的缘故。此外,还有一个最大的原因,那就是保留著已经不需要、可以丢掉的东西。在这几个原因交叠之下,就会造成杂乱不堪的局面。先以「归位」、「分类」、「丢弃」为基本原则,踏出整理的第一步吧。
整理时的自我检视清单
有些人自认为「很会整理」,但也许实际上并不是这么一回事。特别是符合下列项目的人,需要多加留意。
物品篇
□ 一天中会找东西超过两次以上。
□ 外出时打电话回公司请同事帮忙寻找资料,但在说明位置后,对方还是找不到。
头脑篇
□ 经常会超过缴交期限。
□ 一周会思索「这份资料是什么?」超过一次以上。
避免物品散乱的三个步骤
Step1:使用完毕就归位
只要好好地整理过一次,之后只要不让物品散乱在各地就好了。任何物品在使用完毕后就马上归回原位,如此一来,不需要花费太多力气,也能随时保持干净整齐。
Step2:做好分类
零碎繁琐的物品也要依照种类来区分,决定好各自的收纳场所,这样整理起来就省力不少。做好了分类,也就方便熟悉什么东西放在哪个位置。
Step3:不需要的物品就丢掉
收纳空间和我们的大脑所能管理的资料量都是有限的,如果堆著不需要的东西(等于是垃圾),恐怕将难以找到真正需要的物品。所以,已经用不到的东西就彻底清除干净吧。
利用三大要点来落实基础
决定好固定位置
如果不固定收纳的地方,将物品拿出来后,很容易就会搁置不管或是不知道丢到哪里去。就算只是大致分类一下也可以,先决定好固定的位置,例如A 公司的相关资料就收在这个柜子、公司内部的资料就收在那个箱子等等。
一目了然
即使把东西干净地整理在资料夹或箱子里,如果不清楚里面装的是什么,结果还是得一个一个打开来找。请加上标题或索引,花点心思让资料变得一目了然吧。
马上就能取出
经常用到的资料若是摆在柜子最深处的箱子里,每次拿取都必须先移开外面的东西,不仅很麻烦,甚至还有可能因为暗藏在深处而遗忘它的存在。请依照使用频率的高低来决定东西摆放的位置吧。
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