搞定10个EXCEL难题，不再抓狂

babymaroon

很多人都会使用Excel，但很少人能将它用到“Excel-lent”（卓越）。Excel不只是能填数字的工具，它的强大功能可以节省许多整理表格的力气与时间，让工作更顺利！

「要学好Excel，观念绝对比技巧更重要，」Microsoft Office专家王作桓指出。王作桓现为台湾微软Microsoft Office内部训练资深讲师，连续11年荣获「微软全球最有价值专家」（Microsoft MVP Award）殊荣，拥有超过20年企业电脑课程规划、训练资历，著有《Excel工作现场实战宝典》、《Office2013提升企业效率达人实战技》等书。

请王作桓来解答一般工作者最常见的Excel问题，搞懂观念再学技巧，你也能晋级Excel达人。

Q1使用Excel的基本观念是什么？

报表格式要正确：

Excel被创造的目的是资料分析，所以正确的「资料库格式」（database）是报表能否制作完善的关键。正确的资料库格式就是以第一列为资料标题，每笔资料再由上往下、一列列输入，中间不可留空，也不要插入函数，保持资料完整干净。

尽量使用枢纽分析：

善用Excel的内建工具，8成报表都可以用枢纽分析（详见Q10），有效率又好上手，剩下2成不能用枢纽分析制成的报表，才使用函数。

设对函数才能提高效率：

函数的相对、绝对位址（address）设定要正确。因为Excel在复制贴上公式时，都会自动调整运算范围，函数位址设立正确，就能提高效率。

Q2哪些快捷键一定要记起来？

Ctrl＋上／下／左／右键：

不用点击滑鼠，就可以快速跳到资料表4个角落的储存格。

Ctrl＋Shift＋数字键：

圈选要换单位的储存格后，按搭配键与数字，即可转换数字单位。

F4功能键：

可重复上一个步骤。假设最后一个动作是在上方插入空白行，再按一次F4就能重复上方插入空白行。

Alt键＋「＝」：

快速算出数字总和。在要填入总和的储存格，按下「Alt」和「＝」，就可快速得到数字总和。

Q3如何用Excel做数学运算？

运用Excel做基本加、减、乘、除很简单，只要在答案格中先输入「＝」，游标圈选要运算的数值，再输入四则运算公式，就能得到答案了。

例如，想计算B2、C2储存格数字相乘，只要在答案格D2输入「＝B2*C2」的乘法公式，就能算出答案；接著可以拖曳这个储存格来填满其他空格，不用一格格计算，公式会自动调整范围。

Q4如何合并两格文字、又不用重新打字？

针对这个问题，使用「&」运算符号或是CONCATENATE函数，就能将多个列中的文本连接起来。例如，想合并右表的姓名与部门名称，在单元格C1中键入公式「=A1&" "&B1」，或者是CONCATENATE（A1," ",B1）即可。公式中的空格代表在显示文字间插入空格。

Q5如何把数据资料变成图表？

有时一连串的数字令人晕头转向，表格化的资讯反而清楚。想快速建立图表，只要圈选想做成图表的储存格数据，然后按F11功能键，就能马上完成一张图表。

Q6下拉式选单如何使用？

制作大型报表时，常需要输入固定重复的资料，例如是否出席的「是」、「否」、「未回覆」等。如果把资料转换成下拉式选单，就不用一一复制贴上，直接点选清单，省时又能提高正确率。

1.选取要做下拉式清单的储存格。点上方工具列「资料」的「资料验证」。

2.接著在「设定」中，储存格内允许栏位选择「清单」；在来源栏位填入你希望显示的项目「是,否,未回覆」，选项间须用英文逗号分隔。按下确定即完成。

Q7从A到Z大家都会排序，但换成中文字怎么排序？

碰到想用中文字排序或自订顺序时，很多人会伤脑筋，其实解决方法很简单：

1.先点选欲排序的储存格，接著点选上方工具列「资料」的「排序」，选择「自订排序」。

2.在跳出来的对话框中，点选「顺序」下拉选单中的「自订清单」。清单中可以找到如星期、月分等类别，也可以新增清单，点选后按下确定，即可排序完成。

Q8表格想从横式改直式，怎么做最快？

好不容易做完横式表格，老板却坚持要改直式的窘境，不少人会摸摸鼻子，一个个重新复制贴上。但其实Excel有个超好用功能：转置表格。

首先，「复制」要使用的表格，选取要贴上的位置后，按右键清单的「选择性贴上」，勾取「转置」再按确定即大功告成。

Q9出现像乱码的数值代表什么意思？

输入公式时，常常会出现看似乱码的文字，但每串乱码都有其意义，只要看懂并修正，就可以顺利解决。

乱码：#DIV/0!

原因：公式中的除数为0或为空白值，如500/0

解决方法：避免除数为0或空白的状况，或使用If等函数控制

乱码：#NULL!

原因：使用不正确或没有相交集的范围运算

解决方法：修正范围运算

乱码：#NUM!

原因：公式中使用不正确的参数，或公式结果的值太大或太小

解决方法：逐步修正公式中的错误

乱码：#NAME?

原因：在公式中使用了Excel不能辨别的文本或运算范围时，产生错误值

解决方法：检查名称，找出并修正公式中的错误

乱码：#REF!

原因：公式引用的栏位被删除或是栏位中有误

解决方法：修正栏位中的错误，或点选上一步复原正确的状态

乱码：#VALUE

原因：1.公式中本该数字与数字运算，却将数字与文字运算，造成错误

           2.公式本该引用单一数值，却不小心引用了一个区域

解决方法：1.修改公式中的文字格式，输入正确数字

                  2.修正公式为引用区域的函数，或修正引用的区域为单一数值

Q10「枢纽分析」是什么？

最被王作桓推荐必学的内建工具就是「枢纽分析」。

枢纽分析一般用来快速合并或比较大量资料，用枢纽分析制成的报表，可依不同需求隐藏或露出栏位，设定好的储存格公式也能自动进行运算。

以采买用品的资料为例，建立枢纽分析表的步骤如下：

1.先建立正确的资料库格式，确认资料具有栏标题或表格标题，而且不含空白列。

2.选取表格范围，接著点选上方工作列「插入」的「枢纽分析表」功能，按确定后，新增到新工作表。

3.在右方枢纽分析表的栏位清单中，勾选想呈现的栏位，并可在右下方拖曳栏位名称，自行排列资料出现在左方报表的位置顺序。

如此一来，报表就不像原始资料没有分类，枢纽分析过的资料既分类呈现，数值也自动运算完成，一眼即可掌握。




文摘自网络
Excel其实并不如想象那么难嘛

maxleong

学习学习。。。

xia_mi

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