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搞定10个EXCEL难题,不再抓狂

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发表于 6-4-2016 01:26 PM | 显示全部楼层 |阅读模式
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很多人都会使用Excel,但很少人能将它用到“Excel-lent”(卓越)。Excel不只是能填数字的工具,它的强大功能可以节省许多整理表格的力气与时间,让工作更顺利!

「要学好Excel,观念绝对比技巧更重要,」Microsoft Office专家王作桓指出。王作桓现为台湾微软Microsoft Office内部训练资深讲师,连续11年荣获「微软全球最有价值专家」(Microsoft MVP Award)殊荣,拥有超过20年企业电脑课程规划、训练资历,著有《Excel工作现场实战宝典》、《Office2013提升企业效率达人实战技》等书。

请王作桓来解答一般工作者最常见的Excel问题,搞懂观念再学技巧,你也能晋级Excel达人。

Q1使用Excel的基本观念是什么?

报表格式要正确:

Excel被创造的目的是资料分析,所以正确的「资料库格式」(database)是报表能否制作完善的关键。正确的资料库格式就是以第一列为资料标题,每笔资料再由上往下、一列列输入,中间不可留空,也不要插入函数,保持资料完整干净。

尽量使用枢纽分析:

善用Excel的内建工具,8成报表都可以用枢纽分析(详见Q10),有效率又好上手,剩下2成不能用枢纽分析制成的报表,才使用函数。

设对函数才能提高效率:

函数的相对、绝对位址(address)设定要正确。因为Excel在复制贴上公式时,都会自动调整运算范围,函数位址设立正确,就能提高效率。

Q2哪些快捷键一定要记起来?

Ctrl+上/下/左/右键:

不用点击滑鼠,就可以快速跳到资料表4个角落的储存格。

Ctrl+Shift+数字键:

圈选要换单位的储存格后,按搭配键与数字,即可转换数字单位。

F4功能键:

可重复上一个步骤。假设最后一个动作是在上方插入空白行,再按一次F4就能重复上方插入空白行。

Alt键+「=」:

快速算出数字总和。在要填入总和的储存格,按下「Alt」和「=」,就可快速得到数字总和。

Q3如何用Excel做数学运算?

运用Excel做基本加、减、乘、除很简单,只要在答案格中先输入「=」,游标圈选要运算的数值,再输入四则运算公式,就能得到答案了。

例如,想计算B2、C2储存格数字相乘,只要在答案格D2输入「=B2*C2」的乘法公式,就能算出答案;接著可以拖曳这个储存格来填满其他空格,不用一格格计算,公式会自动调整范围。

Q4如何合并两格文字、又不用重新打字?

针对这个问题,使用「&」运算符号或是CONCATENATE函数,就能将多个列中的文本连接起来。例如,想合并右表的姓名与部门名称,在单元格C1中键入公式「=A1&" "&B1」,或者是CONCATENATE(A1," ",B1)即可。公式中的空格代表在显示文字间插入空格。

Q5如何把数据资料变成图表?

有时一连串的数字令人晕头转向,表格化的资讯反而清楚。想快速建立图表,只要圈选想做成图表的储存格数据,然后按F11功能键,就能马上完成一张图表。

Q6下拉式选单如何使用?

制作大型报表时,常需要输入固定重复的资料,例如是否出席的「是」、「否」、「未回覆」等。如果把资料转换成下拉式选单,就不用一一复制贴上,直接点选清单,省时又能提高正确率。

1.选取要做下拉式清单的储存格。点上方工具列「资料」的「资料验证」。

2.接著在「设定」中,储存格内允许栏位选择「清单」;在来源栏位填入你希望显示的项目「是,否,未回覆」,选项间须用英文逗号分隔。按下确定即完成。

Q7从A到Z大家都会排序,但换成中文字怎么排序?

碰到想用中文字排序或自订顺序时,很多人会伤脑筋,其实解决方法很简单:

1.先点选欲排序的储存格,接著点选上方工具列「资料」的「排序」,选择「自订排序」。

2.在跳出来的对话框中,点选「顺序」下拉选单中的「自订清单」。清单中可以找到如星期、月分等类别,也可以新增清单,点选后按下确定,即可排序完成。

Q8表格想从横式改直式,怎么做最快?

好不容易做完横式表格,老板却坚持要改直式的窘境,不少人会摸摸鼻子,一个个重新复制贴上。但其实Excel有个超好用功能:转置表格。

首先,「复制」要使用的表格,选取要贴上的位置后,按右键清单的「选择性贴上」,勾取「转置」再按确定即大功告成。

Q9出现像乱码的数值代表什么意思?

输入公式时,常常会出现看似乱码的文字,但每串乱码都有其意义,只要看懂并修正,就可以顺利解决。

乱码:#DIV/0!

原因:公式中的除数为0或为空白值,如500/0

解决方法:避免除数为0或空白的状况,或使用If等函数控制

乱码:#NULL!

原因:使用不正确或没有相交集的范围运算

解决方法:修正范围运算

乱码:#NUM!

原因:公式中使用不正确的参数,或公式结果的值太大或太小

解决方法:逐步修正公式中的错误

乱码:#NAME?

原因:在公式中使用了Excel不能辨别的文本或运算范围时,产生错误值

解决方法:检查名称,找出并修正公式中的错误

乱码:#REF!

原因:公式引用的栏位被删除或是栏位中有误

解决方法:修正栏位中的错误,或点选上一步复原正确的状态

乱码:#VALUE

原因:1.公式中本该数字与数字运算,却将数字与文字运算,造成错误

           2.公式本该引用单一数值,却不小心引用了一个区域

解决方法:1.修改公式中的文字格式,输入正确数字

                  2.修正公式为引用区域的函数,或修正引用的区域为单一数值

Q10「枢纽分析」是什么?

最被王作桓推荐必学的内建工具就是「枢纽分析」。

枢纽分析一般用来快速合并或比较大量资料,用枢纽分析制成的报表,可依不同需求隐藏或露出栏位,设定好的储存格公式也能自动进行运算。

以采买用品的资料为例,建立枢纽分析表的步骤如下:

1.先建立正确的资料库格式,确认资料具有栏标题或表格标题,而且不含空白列。

2.选取表格范围,接著点选上方工作列「插入」的「枢纽分析表」功能,按确定后,新增到新工作表。

3.在右方枢纽分析表的栏位清单中,勾选想呈现的栏位,并可在右下方拖曳栏位名称,自行排列资料出现在左方报表的位置顺序。

如此一来,报表就不像原始资料没有分类,枢纽分析过的资料既分类呈现,数值也自动运算完成,一眼即可掌握。




文摘自网络
Excel其实并不如想象那么难嘛

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发表于 14-4-2016 12:21 AM | 显示全部楼层
学习学习。。。
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发表于 14-4-2016 06:29 AM 来自手机 | 显示全部楼层
交流交流
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